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重视高校档案开发利用充分体现档案工作的自身价值 |
作者:好玩 时间:2011-12-13 12:37 |
| 本文作者： 杨萍 2009年第4期(总第152期)山东纺织经济杨萍(潍坊学院山东潍坊261061)摘要：高校是培养造就人才的中心。也是科学研究的重要阵地。 各高校在从事科研、教学、管理等活动中形成了大量的档案材料。这些材料对今后高校教学、科研、管理工作都具有十分重要的意义。因此，如何以科学发展观指导高校档案管理工作，实现档案管理向现代技术转化。加速档案工作科技进步，突出信息化建设的优势，合理利用资源，发挥整体优势，实现档案管理建设的整体推进和稳定发展，成为当前的一项迫切任务。关键词：高校：档案：现代技术中图分类号：273文献标识码：doi：10．39696．issn．1673—0968．2009．04．064高校档案资料是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习活动等方面形成的具有保存价值的文字、图表、音像等多种形式的各类资料，它不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全体师生员工的德、能、功、绩。对于全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，加强各项基础管理，提高办学水平起着重要作用。尤其是在信息化时代的今天。不仅要做好档案的征集、整理、鉴定、保管等方面的工作。同时．更要注重档案的开发、研究、利用工作。以科学发展观指导档案工作，在档案管理规范化、标准化、科学化上狠下功夫，从而，最大限度地发挥档案资源的作用。一、切实加强档案管理和开发利用的认识l、转变观念。 与时俱进。随着计算机网络技术的进一步发展，对如何加强档案管理和开发利用，提出新的课题。这就是需要我们在提高认识的基础最新传奇上．切实从过去的传统管理模式中解脱出来，转变观念，强化信息意识，把档案工作特别是档案开发利用作为主要信息资源管理好。利用好，使其发挥应有的作用。 变档案工作由过去主要以藏为主转化为以开发利用为主。不断增强档案工作的综合服务功能。让档案信息资源更好地为教育教学服务。2、健全制度，规范管理。建立健全档案工作的各项规章制度．是规范档案管理和搞好开发利用的有力措施和可靠保证。因此，档案工作要认真学习收稿日期：2009-06--05贯彻好各项档案法规．依法治档、依法护档、依法用档。通过建立健全系统有序的管理体制，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，开发利用有目标，库房管理有措施，从组织和管理制度上，确保档案工作制度化、规范化，有利于档案资料开发利用。3、强化业务，提高素质。档案工作水平高低，服务质量优劣，开发利用效果如何，直接取决于档案工作人员的素质。为此，在对档案工作人员强化政治思想教育和职业道德教育，牢固树立为教学服务、无私奉献的敬业精神的同时。还必须不断强化档案工作人员的自身业务素质。一方面要经常组织档案人员参加业务培训。不断提高和更新专业知识理论另一方面要建立档案工作网络，运用现代化管新开传奇理知识和先进技术，提高管理水平，使档案工作跟上学校办公自动化步伐，从而加速档案开发利用工作的科技水平。二、向现代技术转化，加速档案工作科技进步胡锦涛同志在对档案工作的指示中提出：“努力采用现代化的手段，不断改善服务质量。把档案工作提高到一个新水平。”在经济全球化．社会信息化的时代背景下，研究信息技术在档案管理中的开发利用，确保档案质量，提高档案保存检索和使用效率．为教学、科研和各项管理工作服务。实现档案管理的科学化、现代化，是当前档案工作面临的重151山东纺织经济2009年第4期(总第152期)要课题。 为此，笔者认为应从以下几个方面创新服务手段。1、建立档案馆网页，开展网上利用。 当前，许多高校都有自己的网站，利用互联网开展网上服务。 档案部l也要以网站为基础，加快档案信息资源数据建设。尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化．档案信息服务利用网络化。例如，在学籍档案管理中实施信息资源利用，可以将新生录取卡、学生注册表、学生成绩表、毕业证书编号、学位证书及档案转递情况等一系列资料，建立学籍档案数据库，构成现代化的服务平台，既提高档案管理水平。也方便了师生检索和查询资料。2、建立“电子文件(档案)数据管理中心”。 档案部门要与学校的信息管理部门加强密切配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”，集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务。实现电子文件归档．无论利用何种途径，不能由档案部门自行从网上下载．以确保电子文件形成期间对其数据的真实性、准确性。3、电子文件的自动上传收集。 目前，在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是。许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了。因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建它电子文件自动上传的工作窗，在第一时间将其收集到。然而。 电子文件归档涉及的问题和受制约因素较多，仅靠档案部门很难独立完成，应采取文件形成部门，档案管理部门，计算机与信息中心协作配合．集成一体，发挥各自的作用，才能形成较好的电子文档。4、开展在线服务。传统的档案利用方式，是到档案部门利用档案资料或展览阅读。当今，社会的全面信息化改变了人们丁作、学习和生活环境，使人们更注莺信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络，及时准确、简捷地获得多这个游戏强悍种信息。因此，被动的、手丁式的档案提供利用方式必然逐步被现代化的档案服务方式所代替。档案部门必须适应新形势的发展要求，转变工作职能，例如可以在网页上通过汇编相应的专题，提供数据库查询，电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆之间。利用电子邮件在网上进行快速通讯．进行信息交流和提供查询152及阅览服务。 三、拓展服务领域1、信息服务的社会化、多主体，由过去主要对学校内部服务转化为对社会全方位服务，同时还要对各级组织和个人利用档案信息提供针对性的特定服务。特别是随着科学技术的飞速发展，人们在从事教学、科研和行政管理各项活动中，越来越离不开信息服务，对档案信息的单一要求必将被档案、文件、图书、情报资料的综合需求所代替。 2、兴办服务实体、发展档案产业。从信息资源开发的现状看，档案工作人员已经不单纯是档案的保管员．还应该是档案信息财富的拥有者和提供者：档案馆(室)也不再是单纯的收装机构技术，而玩网游且还是档案信息的聚集中心，交流中心。 科技知识时代，档案馆的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。 3、加强横向联合，实现信息资源共享。 随着社会的进步和发展，各方面的知识和信息总量在急剧增加。 面对浩繁杂的信息资料，任何一个文献部门都不可能将所有信息资料进行全部收集、整理、加工、保存。 因此，必须打破档案、图书、情报、科研等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势，联合开发利用．实现资源共享。 4、注重“反馈”，深层次开发档案信息。信息资源反馈，在档案资料开发利用中起着重要作用。通过反馈开发利用信息资源所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如：在教学工作和教育改革方面的信息资源，在反馈过程中，不断总结推广，能够不断完善教育改革成果，促进教学和改革的深入。 其他各项工作也是一样，在不断进行信息资源的反馈中，相互学习，取长补短，而且在长期实践中，不断进行自我评判，自我调节，自我检验．从而促进事业发展。总之，学校档案管理=作，是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案收集、整理、归档1：作的同时，更应该主动提供服务，做好档案的开发利用，使档案资料的价值得以体现，以科学的态度，把学校档案工作做的更好，使之发挥更大的作用。◆。 本文《重视高校档案开发利用充分体现档案工作的自身价值》 -新开传奇-- 作者： 杨萍 -此篇传奇SF文章来自我站原创编辑，欢迎转载。 |
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